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ManagerCreative
WhatsApp y correo, para clientes y para tu equipo

Contestar es la parte fácil.

Lo que cuesta es lo de después: buscar el dato y dejarlo hecho. ManagerCreative atiende vuestro WhatsApp y vuestro correo, lo busca y lo prepara en el programa que ya usáis.

Escríbenos Ver qué hace

Busca, mira y deja hecho lo que se puede dejar hecho.

Casi nada de lo que llega necesita a alguien pensando: necesita a alguien mirando dónde está el dato. Y muchos mensajes no son de clientes, son de tu propia gente. Cada punto lleva su límite escrito debajo.

Contesta con vuestros papeles y dice de dónde lo saca

Subís la tarifa, las condiciones o la ficha del fabricante en PDF, Word, texto o CSV. Busca ahí antes de contestar y dice el documento y la página. Cuando publicáis una versión nueva, la anterior deja de usarse en ese momento.

Un papel no se usa hasta que alguien de la empresa revisa lo que se ha sacado de dentro y lo publica. Excel todavía no: si tenéis ahí la tarifa, hay que exportarla.

Mira las fotos y lee los papeles que le mandan

La foto de la placa de un mecanismo, la de una pieza rota, un PDF. Los mira, lee lo que pone y contesta con eso, por WhatsApp y por correo. En un taller la foto es la forma normal de explicar una avería.

Del correo cuenta lo que va adjunto, no el logo de la firma. Las notas de voz todavía no: lo dice y pide que se lo escriban. Y un PDF escaneado largo lo detecta y pide el dato por escrito.

Atiende también a tu gente

A quien está dado de alta como del equipo no le pide que se identifique. Puede consultar el pedido, la factura o el material de cualquier cliente de la casa, que es justo lo que necesita quien está trabajando.

Solo por WhatsApp, porque el número lo verifica Meta. Por correo no: el remitente de un correo se falsifica escribiendo.

Deja el trabajo dentro de vuestro programa

Da de alta el contacto, apunta la cita, abre el parte de trabajo y pasa el recado al responsable. Lo que toca dinero, pedidos y presupuestos, lo deja en borrador esperando a que una persona le dé el visto bueno.

Un pedido no se cierra solo nunca. Por correo, la cita, el contacto y el parte quedan en recado para una persona. Los precios: en Dolibarr, los del catálogo y no los pactados con ese cliente; en Odoo, los que ponga su tarifa.

Sin que nadie le hable

Lo que hace sin que se lo pidas.

Un contestador espera a que le escriban. Esto además arranca solo, y ahí se recupera lo pequeño: lo que se quedó sin contestar, lo que vence, la cita de mañana.

Mientras atiende

  1. cada minutoRepesca lo que se quedó a medias. Si un proceso se cae con un mensaje a medias, a los cinco minutos otro lo retoma.
  2. cada minutoRecoge el correo. Coge lo que esté sin leer y contesta en el mismo hilo.
  3. cada horaVigila que todo siga vivo. Una empresa que se queda a cero, una cola atascada o un programa que no contesta nos avisa a nosotros.

De madrugada

  1. 03:40Cuida las conexiones. Renueva los permisos del calendario y comprueba que vuestro programa sigue contestando.
  2. 04:15Borra lo que ya no hay que guardar. Cada empresa tiene su plazo, 12 meses si no se acuerda otro, y se cumple solo, ficheros incluidos.

Para el responsable

  1. cada día, 20:00Repasa el día. Qué se contestó, qué espera visto bueno y qué pasó a una persona.
  2. lunes, 9:00Avisa de las facturas vencidas. Si el programa no contesta ese día, se calla antes que decir que vais al día.
  3. día 1, 9:30Manda las cifras del mes. Solo cifras, sin conversaciones de nadie.
  4. lunes, 8:45Resumen de la semana. Viene apagado
  5. cada día, 8:30Avisa del stock bajo mínimo. Viene apagado
  6. cada día, 18:00Recuerda las citas de mañana. Solo las que apuntó él, y necesita una plantilla aprobada por Meta. Viene apagado

Los avisos al responsable salen por WhatsApp o, si la empresa tiene correo de salida, por correo. Necesitan su móvil o su correo puestos.

Así sería en tu sector.

Son escenarios para que se entienda, no clientes reales. Cuando los haya, se contarán con su nombre.

Carpintería y cerramientos

«¿Esta persiana la seguís haciendo?»

Un cliente manda la foto de la placa del mecanismo y nada más. Antes eso era un «pásate por el taller» o media hora buscando en un catálogo viejo. El encargado lee la referencia y la medida en la foto, mira la tarifa publicada y contesta el precio diciendo de qué papel sale.

Lee la foto, busca en la tarifa y cita la fuente.

Distribución con varias sedes

Burgos pregunta por un pedido que lleva Valladolid

El jefe de almacén de Burgos necesita saber cómo va el pedido de un cliente que gestiona Valladolid. En vez de llamar y esperar, lo pregunta por WhatsApp: es de la casa, y el encargado lo sabe.

Consulta el pedido de cualquier cliente, sin identificarse.

Taller y servicio técnico

El correo de las once de la noche

Un cliente pide material y adjunta el albarán en PDF. A las once no hay nadie. El encargado lee el correo y el PDF esa noche, contesta en el mismo hilo que lo tiene y deja el recado con lo que pide para quien abra.

Lee el adjunto y contesta en el hilo, no en un correo nuevo.

No es una caja negra.

Cada respuesta queda con el modelo que la escribió y lo que costó, y cada acción con sus datos y su resultado. Desde el ordenador o desde el móvil.

Inicio
Lo que espera a una persona y lo que espera visto bueno, lo más antiguo primero.
Conversaciones
Todo lo hablado, con las fotos y los papeles, y contestar a mano cuando hace falta.
Cómo va el mes
Lo gastado frente al tope, cuántas conversaciones y cuántas resolvió sin molestar a nadie.
Lo que sabe
Horarios, precios y reglas de la casa, escritos por vosotros.
Papeles
Subir tarifas y condiciones, revisar lo que se ha sacado de dentro y publicarlas.
Calendario
Conectar el de Google o el de Microsoft 365 y elegir en cuál se apuntan las citas.
Prueba
Escribirle tú y ver qué contestaría, qué le pediría a vuestro programa y cuánto costaría.
Quién hizo qué
El rastro de lo que se hace en el panel, para quien administra.

Lo que no se puede desmadrar.

Cuánto va a costar y dónde acaban los datos de mis clientes: las dos preguntas de la primera reunión.

El gasto tiene tope, y se mira antes de gastar

  • Se aparta antes de cada respuesta, en la misma operación de base de datos: dos conversaciones a la vez no se cuelan por el mismo hueco.
  • Aviso al 80 %. Y cuando se acaba, la conversación pasa a una persona en vez de quedarse muda.
  • Cada respuesta lleva su coste apuntado, con el modelo que la escribió.
  • Un «gracias» o un pulgar arriba no llaman al modelo: no cuestan nada.

El tope se fija con nosotros, no desde el panel. Y lo que se aparta es una estimación holgada: acota cuántas respuestas hay en marcha a la vez, no que la cifra final no se pase ni un céntimo.

Los datos, con plazo y con botón de borrar

  • Plazo de guardado por empresa, que se cumple solo cada madrugada y se lleva también las fotos y los ficheros.
  • Derecho al olvido y entrega de datos a quien los pida, con todo lo suyo.
  • Los números de tarjeta se tapan antes de guardarse, comprobando el propio número. Es un filtro, no una promesa de que nunca se cuele nada.
  • Las claves de vuestro programa van cifradas, y cada empresa está aislada del resto.

Y lo decimos nosotros: el modelo que redacta las respuestas es de Anthropic y se ejecuta fuera de la UE. No vamos a poner «datos en la UE» y que luego el texto salga del país.

Lo que ya usáis, sin cambiar de programa.

Se conecta al programa y al calendario que ya tenéis.

  • Dolibarr Clientes, pedidos, presupuestos, facturas, stock, citas y partes.
  • Odoo 17, 18 y 19 Lo mismo que Dolibarr. En Odoo Online, solo los planes que dan acceso a la API.
  • Google Calendar Mira huecos y apunta la cita en el calendario que elijáis. Nada del correo ni de los documentos.
  • Microsoft 365 Solo el calendario de Outlook, con permiso del administrador del dominio.
  • Holded, HubSpot o vuestra propia API Se conecta describiendo qué hay que pedirle, sin desarrollo por vuestra parte.
  • Sin programa Atiende igual y todo acaba en recado para una persona.
Sin letra pequeña

Lo que no hace.

Preferimos que lo sepas ahora y no el segundo mes.

  • No coge el teléfono. Ni llamadas ni contestador. Atiende WhatsApp y correo.
  • No cierra pedidos ni emite facturas. Los deja en borrador. Los valida una persona, siempre.
  • No da un precio que no tenga delante. Tiene orden de no dar un precio que no esté en vuestros papeles o en vuestro programa: si no lo encuentra, lo dice y apunta el recado.
  • Por correo, de entrada, no reconoce a nadie como cliente. El remitente de un correo se falsifica escribiendo. Se puede encender en un buzón cuando su servidor certifica el remitente, y solo después de comprobarlo.
  • No escucha notas de voz. Todavía no. Lo dice y pide que se lo escriban, en vez de fingir que lo ha entendido.
  • Las sedes filtran, no se aíslan. Cada sede ve lo suyo en su inicio, pero puede consultar el resto de la empresa. Un pedido que pasa por tres sedes tiene que poder seguirse.

Primero lo pruebas tú. Después habla con alguien.

Nadie enchufa esto a su WhatsApp el primer día.

  1. Semana 1

    Le contáis vuestra casa

    Horarios, precios, cómo queréis que hable y qué no debe hacer. Subís la tarifa y se conecta a vuestro programa con una cuenta que solo ve lo necesario.

  2. Semana 2

    Le escribís vosotros

    Desde el panel, con vuestras preguntas de verdad: qué contestaría, qué le pediría a vuestro programa y cuánto costaría. Todavía no habla con ningún cliente.

  3. Semana 3

    Empieza a atender

    Cuando lo digáis. Todo queda en el panel, con lo que ha hecho y lo que ha costado, y lo paramos en cuanto lo pidáis.

¿Qué se os queda sin contestar?

Cuéntanoslo y te decimos si esto lo resuelve o no. Si no lo resuelve, te lo decimos igual: sale más barato para los dos que descubrirlo el tercer mes.

Escríbenos

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